É muito comum que profissionais da saúde optem por abrir seu próprio empreendimento. E tão importante quanto cuidar de seus pacientes é se preocupar com a gestão de seu consultório. Uma clínica possui diversos setores e para prosperar, todos devem estar funcionando de forma eficaz.

Administrar todas as repartições e recursos não é uma tarefa tão fácil, ainda mais para quem não tem muito conhecimento das áreas de finanças e marketing. Contudo, com algumas medidas de fácil implementação vários problemas podem ser resolvidos. Vamos conferir?

Tenha uma agenda inteligente

A velha agenda de papel ainda é muito utilizada, mas hoje já existem muitas maneiras de organizar os agendamentos de forma muito mais produtiva. No mercado é possível encontrar sistemas que permitem o acesso on-line, para marcar as consultas remotamente. Busque um meio que possibilite o acesso tanto em desktop quanto em celulares, de forma a facilitar a vida de seus pacientes.

Opte por um software que também possa enviar lembretes aos pacientes quando estiver próximo da consulta, lembrando o dia e horário. A agenda eletrônica, além de tudo, permite uma rápida verificação dos dados do paciente.

Contudo, não abandone completamente a agenda de papel. Muitas pessoas, especialmente de mais idade, não possuem acesso ou não conseguem mexer com as novas tecnologias. Para não excluir clientes, oferece ambas as possibilidades.

Motive sua equipe de funcionários

Uma clínica é composta por diversas pessoas e é interessante que todas saibam a importância de um bom funcionamento tanto quanto seus proprietários. É um erro grave não conhecer seus colaboradores.

Tente sempre manter um bom relacionamento, crie um espírito de equipe e os motive, elabore um plano de carreira pois assim trabalharão com muito mais vigor. Uma boa comunicação interna faz com que os processos fluam melhor.

Esteja sempre aberto a sugestões e seja transparente com sua equipe. Ela também constrói a identidade de sua clínica.

Primeiro contato

Toda clínica de sucesso conta com uma boa equipe na recepção pois são eles quem realizam o primeiro contato com o paciente, organizam processos e agendas e falam com fornecedores.

Pode ser difícil encontrar alguém qualificado, mas não desista. Dê atenção à dicção do candidato, preste atenção na proatividade, veja a habilidade de mexer com softwares e de organizar documentos. Todas essas qualidades devem estar presentes naqueles que recebem seus clientes.

Não se esqueça da Gestão Financeira

Outros funcionários importantes em sua equipe são pessoas da área administrativa. A ajuda especializada faz com que você evite erros e dores de cabeça desnecessárias, possibilitando o proprietário a focar na saúde de seus pacientes. Podem parecer atividades secundárias frente aos procedimentos médicos, porém são áreas essenciais para o êxito de sua clínica.  

É imprescindível que sua conta seja diferente da conta da clínica. A separação do pessoal e profissional permite que haja organização e evita problemas no futuro, pois sem essa divisão fica difícil visualizar a real situação da empresa.

Dessa maneira, realize sempre o fluxo de caixa, de preferência semanalmente, ou até diariamente. Adquira um software que facilite o controle financeiro, separe sempre as contas para pagar e para receber, faça relatórios de faturamento e mantenha um fundo de reserva, tudo isso sempre com ajuda de alguém.

Invista em Marketing e Publicidade

Atrair novos clientes e manter os que já tem é determinante para o sucesso de seu negócio. Construa uma imagem positiva de seu consultório. É importante conhecer seu público a fundo e ver quais são suas necessidades e desejos. Para isso, os sistemas que coletam os dados dos pacientes podem ser úteis, utilize-os ao seu favor.

Hoje existem diversas possibilidades de comunicação, tanto on quanto off. Veja qual estratégia atenderá da melhor forma suas demandas e invista. É indispensável ter alguém formado na área para te auxiliar, pois é uma tarefa que exige conhecimento, dedicação e tempo.

Planeje!

Nada funciona sem que tenha sido pensado previamente. Estabeleça metas, prazos e objetivos e, principalmente, cumpra! Para isso, tenha metas palpáveis, reais, mas que ainda assim te levem a sair da zona de conforto.

Em tudo, sempre busque estar ciente de todos os processos que ocorrem na clínica. Delegue tarefas a bom funcionários mas acompanhe o que está sendo feito para que, sempre que necessário, faça ajustes.

Tenha em foco o bem-estar de seus clientes!